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時間がないと嘆くあなたに必見! 効果的な時間管理の仕方とは

マネジメントにおいては、時間管理が問題となってきます。これは優先課題を中心として、計画し実行することです。時間管理の研究については、今まで変遷があり、それをまとめると4段階に分かれます。

 

  • メモ、チェックリストを特徴とします。これは時間やエネルギーに対する私たちの様々な要求を認識し、それを整理しておくことです。
  • カレンダー、手帳。先を見据え、将来の出来事や活動をスケジュール化します。
  • 前の二つに、優先順位付け、価値観の明確化や目標設定の概念を加えます。具体的に長・中・短期的な目標を設定し、価値観と調和させ、その目標の達成に時間とエネルギーを集中させます。
  • モノや時間に集中するのではなく、人間関係や生活、目的の達成に焦点を合わせます。

 

現在は、(3)のケースが多くなっているのでしょうが、今後は(4)のケースを目指していきたいところです。

 

さて、私たちは時間の過ごし方として、緊急度と重要度でマトリックスを組み立てているでしょう。緊急とは、すぐに対応しなければならないものです。どうしてもという場合は別ですが、トイレに行こうと思ったら、お客様からの電話がデスクで鳴りだしたとなったら、まずは電話に出るでしょう。緊急的なことは、私たちに即時の対応を要求します。これらは他の人にとって高い優先順位にあることが多いのです。しかし、そのほとんどが自分にとって、実は全く重要ではないことの方がむしろ多いものです。

 

次に重要度は、結果に関連しています。これは使命や価値観、優先順位の高い目標の達成に結び付いているものです。

 

私たちは、緊急なものはすぐに対応してしまいますが、緊急性はないものの重要な事柄を行うときは、特に高い率先力や主体性が必要となります。新しいチャンスを生かして、大切マ目的を成し遂げるためには、自分から進んで行動を起こさなければなりません。私たちは自分の目的を明確にしない限り、緊急を要するものばかりに反応してしまいがちです。

 

緊急かつ重要な領域というものは、即時の対応を要求され、大切な結果と結びついています。これは問題や危機とも呼ばれています。多くの人たちにとって、みんながこの領域にかかり切っています。問題に集中し、危機を管理し、締め切りに追われる日々を過ごしているのです。いまの火の粉を払う、そんな生き方です。

 

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